Por qué la trazabilidad es importante en la gestión responsable de los productos

La trazabilidad es el pilar operativo de la gestión responsable de productos, permitiendo la gobernanza defendible y el cumplimiento verificable a lo largo del ciclo de vida del producto. Las organizaciones que dominan esta capacidad pueden demostrar responsabilidad y participar con confianza en los sistemas de economía circular.

Por qué la trazabilidad es importante en la gestión responsable de los productos

Saber dónde ha estado su producto y hacia dónde va

Los administradores de productos aseguran que las organizaciones asuman la responsabilidad de sus productos en cada etapa del ciclo de vida, desde la obtención de materias primas hasta la gestión de los productos al final de su vida útil. Pero la rendición de cuentas sin visibilidad es incompleta. Una organización no puede ser responsable de lo que no puede ver.

Aquí es donde la trazabilidad se vuelve esencial. La trazabilidad es la capacidad de rastrear un producto (sus materiales, sus movimientos, su historial regulatorio y sus decisiones) a lo largo de la cadena de suministro y durante toda su vida útil. No es simplemente una práctica de gestión de datos. Es la columna vertebral operativa de la gestión de productos: el sistema que hace que la gobernanza sea defendible, el cumplimiento verificable y la responsabilidad del ciclo de vida real. Artículos anteriores de esta serie exploraron las disciplinas y funciones que rodean la gestión responsable de los productos: derecho ambiental, asuntos regulatorios, EHS, gestión de riesgos, sostenibilidad e IA. El artículo anterior examinó el valor comercial de tratar la gestión como una capacidad estratégica. Este artículo profundiza en una de las capacidades centrales que hacen que esa estrategia funcione: la trazabilidad.

Qué significa la trazabilidad en la gestión responsable de los productos

La trazabilidad en un contexto de gestión responsable de los productos significa saber: • Qué materiales y sustancias contiene un producto y de dónde provienen • Qué regulaciones se aplican a esos materiales en qué mercados • Cómo se ha movido el producto a través de la cadena de suministro, desde el proveedor hasta el fabricante, el distribuidor y el usuario final • Qué decisiones se tomaron sobre el producto, por quién y sobre qué base • Cómo se gestiona el producto al final de su vida útil: recolectado, reciclado, recuperado o eliminado. La trazabilidad no es un sistema único ni un único campo de datos. Es un registro conectado, construido a través de funciones, proveedores y etapas del ciclo de vida, que permite a la organización responder a la pregunta: ¿podemos demostrar, con evidencia, que este producto ha sido gestionado de manera responsable?

Por qué la trazabilidad se ha vuelto innegociable

Las expectativas regulatorias han cambiado significativamente en los últimos años. Los reguladores ya no se conforman con declaraciones de cumplimiento. Esperan documentación. Los clientes y compradores institucionales solicitan declaraciones de sostenibilidad verificadas, no lenguaje de marketing. Los inversores están aplicando un escrutinio a los riesgos de la cadena de suministro que antes se consideraban fuera del alcance de la divulgación financiera. En Canadá, este cambio es visible en el panorama EPR en expansión. Los programas provinciales exigen cada vez más a los productores que demuestren, no simplemente afirmen, que sus productos se están gestionando según lo previsto. Las obligaciones de presentación de informes, los derechos de auditoría y las estructuras de tarifas se están moviendo hacia una mayor transparencia y rendición de cuentas. A nivel mundial, la iniciativa del Pasaporte Digital de Productos de la Unión Europea, que requerirá que los fabricantes mantengan y compartan datos estructurados de productos en toda la cadena de suministro, señala hacia dónde se dirigen las expectativas regulatorias. Las organizaciones que desarrollen ahora la capacidad de trazabilidad estarán preparadas para estos requisitos. Aquellas que no lo hagan los enfrentarán como una crisis.

Visual 1 — Modelo de madurez de la trazabilidad

Trazabilidad a lo largo del ciclo de vida del producto

La trazabilidad efectiva no se limita a la cadena de suministro. Abarca todo el ciclo de vida del producto. En la etapa de diseño, la trazabilidad significa documentar las elecciones de materiales, las evaluaciones de sustancias y las consideraciones regulatorias que dieron forma a las especificaciones del producto. En la etapa de abastecimiento, significa mantener las declaraciones de los proveedores, los certificados de cumplimiento y los informes de pruebas que respaldan las afirmaciones de la organización sobre lo que contienen sus productos. En la etapa de fabricación, la trazabilidad significa registrar las decisiones del proceso, la información del lote y los datos de calidad que conectan el producto terminado con sus insumos. En la etapa de distribución, significa rastrear dónde se colocan los productos en qué mercados, porque las obligaciones regulatorias varían según la jurisdicción y el cumplimiento en un mercado no garantiza el cumplimiento en otro. Al final de su vida útil, la trazabilidad significa saber si los productos se recolectan, procesan y reportan de acuerdo con las obligaciones de cada programa EPR en el que participa la organización. Esta última etapa es donde muchas organizaciones descubren los límites de su trazabilidad, cuando necesitan informar sobre las tasas de recolección o el contenido reciclado y descubren que simplemente no existen los datos.

Visual 2 — Mapa de trazabilidad del ciclo de vida

Una base de gobernanza compartida para la trazabilidad

La trazabilidad no ocurre automáticamente. Requiere gobernanza. Los mismos principios de gobernanza introducidos en el artículo anterior (derechos de decisión, capacidad de defensa, disciplina de documentación y calidad de los datos) se aplican directamente a la trazabilidad. Sin una clara propiedad de los datos de trazabilidad, los registros se fragmentan. Sin estándares de documentación, los datos recopilados por una función no pueden ser utilizados por otra. Sin controles de calidad de los datos, la trazabilidad se vuelve poco confiable precisamente cuando más importa. La gobernanza efectiva de la trazabilidad pregunta: • ¿Quién es responsable de recopilar y mantener los datos de trazabilidad en cada etapa del ciclo de vida? • ¿Qué formato y estándar deben seguir esos datos para ser utilizables en diferentes funciones y sistemas? • ¿Cómo se verifican los datos de trazabilidad, interna y externamente? • ¿Cuánto tiempo deben conservarse los registros y en qué condiciones deben divulgarse? Estas no son preguntas de TI. Son preguntas de gestión de productos y requieren una alineación multifuncional entre el desarrollo de productos, las adquisiciones, el departamento legal, la sostenibilidad y las operaciones.

Un ejemplo del mundo real: trazabilidad de sustancias en mercados regulados

Considere una organización que vende productos electrónicos de consumo en la Unión Europea y China. Cada jurisdicción tiene sus propios requisitos para las restricciones de sustancias: la Directiva RoHS de la UE y la Directiva RoHS de China. Cada una exige a la organización que demuestre que sus productos no contienen sustancias restringidas por encima de los umbrales definidos. Sin trazabilidad, esto es una suposición. La organización se basa en las garantías de los proveedores que pueden estar desactualizadas, sin probar o documentadas de manera inconsistente. Cuando un regulador solicita pruebas, o cuando una sustancia es recién restringida, la organización no tiene un registro confiable al que recurrir. Con la trazabilidad, la organización mantiene declaraciones de proveedores vinculadas a versiones específicas de productos, informes de pruebas vinculados a lotes específicos y un proceso de vigilancia regulatoria que señala cuándo cambian los límites de las sustancias. Cuando se propone una nueva restricción, la organización puede evaluar su expo